OCRS

Komputerowy system rejestracji korespondencji dla  urzędów, instytucji i przedsiębiorstw  
     
 

 

 
 

  Przegląd korespondencji otrzymanej 

W przeglądzie korespondencji otrzymanej uzyskujemy tabelaryczny przegląd danych. Filtr po prawej stronie ma wpływ na to, jakie dane zostaną wyświetlone. Poprzez wybór roku możemy wyświetlić dane za dany rok. W polach edycyjnych "Szukam w" wpisujemy literowe łańcuchy znaków, które mają wystąpić w szukanych danych. Dla dat mamy dwa okienka, w których określamy zakres od daty do daty. Wybór strony filtru dokonujemy poprzez przełączanie zakładkami (Filtr1,F2,F3,F4,F5).

Jeżeli wypełnimy dwa pola filtru lub więcej pól to nastąpi wybór danych, które spełniają na raz kilka kryteriów. Po przyciśnięciu "Czyść" otrzymujemy oczyszczenie wszystkich pól filtru. Przycisk "Szukaj" uaktywnia nam filtrowanie danych na podstawie ustawionych w filtrze kryteriów, czyli po wypełnieniu pól Filtru przyciskamy "Szukaj". Jeżeli wszystkie pola Filtru są puste to po zastosowaniu "Szukaj" otrzymany wszystkie dane dotyczące danego roku. Przycisk "Pełny wykaz" jest równoważny zastosowaniu dwóch przycisków: najpierw "Czyść" a potem "Szukaj". Po przyciśnięciu "Edycja danych" przechodzimy do edycji i dopisywania danych. Dwukrotne kliknięcie na wybranym wierszu przeglądu odnosi taki sam skutek i dotyczy wybranego wiersza

Jeżeli nie wiemy co wpisać do odpowiednich pól Filtru, klikamy na danym polu Filtru, a następnie wybieramy przycisk "?". Otrzymujemy listę odpowiadających dla tego pola wartości w pełnym zapisie. Jeżeli dodatkowo wpiszemy do pola Filtru kilka liter, to na liście podświetlona zostaje pozycja zaczynająca się od tych liter. Po przyciśnięciu "OK" wartość z listy zostanie przepisana do pola filtru.

Zakładki pod tabelarycznym przeglądem dotyczą wyboru wyświetlanych kolumn w tabeli. Jeżeli dany wybór kolumn nam nie odpowiada możemy sami dokonać własnego wyboru poprzez wykorzystanie przycisku "Pokaż".

Opis elementów okienka przeglądu korespondencji otrzymanej:

  1. Przejście do okienka poprzedniego.
  2. Przejście do okienka następnego.
  3. Element pomiaru szybkości połączenia z serwerem. Domyślnie, usługa pomiaru jest wyłączona. Można ją włączyć i wyłączyć poprzez kliknięcie linku "Szybkość łącza".
  4. Element kontroli, czy jest jakaś wiadomość przesłana do nas poprzez „Komunikator”. Kontrolę można uaktywnić lub dezaktywować poprzez zaznaczenie prostokącika.
  5. Klinięcie linku „Pomoc” wywołuje stronę intranetową poświęconą zintregrowanemu pakietowi PismaSQL.
  6. Przejście na początek przeglądu danych.
  7. Przejście na koniec przeglądu danych.
  8. Przeniesienie wydruku przeglądu danych do Word.
  9. Uzyskanie pełnego przeglądu danych po uprzednim automatycznym skasowaniu ustawień filtru.
  10. Ponowne załadowanie danych z bazy danych do tabeli.
  11. Wyświetlenie dodatkowych informacji w przeglądzie.
  12. Podwójne kliknięcie na tym polu powoduje przejście do edycji karty korespondencji (to samo możemy uzyskać po kliknięciu przycisku „Edycja danych”).
  13. To co w punkcie 12.
  14. Wyświetlenie na wspólnym przeglądzie korespondencji otrzymanej i wysłanej kart w ten sposób, że po karcie korespondencji otrzymanej wyświetlone są wszystkie udzielone odpowiedzi.
  15. Przy zaznaczonym prostokąciku, z serwera przesyłanych jest tylko 500 ostatnio dopisanych kart. Zapewnia to odpowiednią szybkość ładowania się przeglądu i zmniejsza obciążenie sieci. Przy korzystaniu z filtra danych, ograniczenie do 500 ostatnio dopisanych kart jest automatycznie wyłączane.
  16. Szybkie przejście na przegląd korespondencji wysłanej.
  17. Stosowane w przypadku korzystania z funkcji "Sprawy".
  18. Stosowane w przypadku korzystania z funkcji "Grupa korespondencji".
  19. Zakładki zmiany wyświetlanych kolumn.
  20. Zakładki wyboru elementów filtru.
  21. Zmiana roku przeglądu danych.
  22. Szybkie przełączenie bazy danych (szybkie przełączenie na dane archiwalne).
  23. Oczyszczenie wszystkich pól filtru na wszystkich zakładkach.
  24. Podpowiedz nazwę do wybranego okienka filtru.
  25. Rozpoczęcie filtrowania danych (niektóre funkcje filtru automatycznie generują też tą funkcję).
  26. Przejście do edycji karty korespondencji (to sama akcja odbywa się po dwukrotnym kliknięciu na wybraną kartę w przeglądzie).
  27. Po wpisaniu w to pole numeru dziennika i kliknięciu przycisku "Szukaj" otrzymujemy w przeglądzie szukaną kartę pisma (w danym roku).
  28. Pole to służy do szukania rejestracji karty pisma przesłanej drogą elektroniczną z innego wydziału.
  29. Tu możemy wpisywać fragment znaku pisma.
  30. Tu możemy wpisywać fragment nazwy nadawcy lub fragment jego adresu.
  31. Tu możemy zawęzić zakres szukanych pism do wybranego okresu w danym roku. Strzałki po prawej stronie służą do łatwego wyboru daty z kalendarza.
  32. Szukanie pism odbywa w roku wyznaczonym polem „Rok”. Strzałka po prawej stronie służy do wyboru roku z listy lat określonej danymi.
  33. Jeżeli mamy ustawiony dostęp do archiwum, to w polu tym możemy wybrać archiwalną bazę danych.
  34. Po zaznaczeniu prostokącików i klinięciu „Szukaj” otrzymujemy opisaną treścią napisów akcję.
  35. To pole filtru umożliwia znalezienie kart z naniesionymi symbolami osób w polu "dekretacja" lub "skierowane do" tych kart, a poniżej znajduje się link do edytora takich list.
  36. Czasami zdarza się, że przy próbie edycji karty pisma pojawia się komunikat błędu "timestamp" uniemożliwiający wejście na taką kartę. Znajdują się tutaj funkcje automatycznego usuwania takiego błędu. (Błędy takie uniemożliwiają też wydruk lub eksport danych).
  37. W polach tych możemy uzyskać przegląd kart (od numeru wydziałowego - do numeru wydziałowego).
  38. Czasami chcemy sprawdzić, jakie karty zostały usunięte poprzez skasowanie daty wpływu lub też pominąć w przeglądzie puste karty.
  39. Pole to służy do szukania pism, w których znak pisma jest dokładnie równy podanemu. W odróżnieniu od tego pola filtru, na zakładce F1 filtru znajduje się pole do szukania fragmentu znaku pisma.
  40. Pola te służą do szukania kart pism należących do danej sprawy.

Drukowanie przeglądu danych otrzymujemy do zastosowaniu przycisku "Drukuj".

Do sporządzenia wydruków są wykorzystane takie programy jak "Word" czy "Excel". Przy wykorzystaniu programu "Excel" użyktownik przed wydrukiem sam musi dokonać pewnych ustawień postaci wydruku. Dla programu "Word" korzysta się z gotowego szablonu, dzięki czemu takich ustawień przed wydrukiem się nie wymaga. Warunkiem poprawnego wydruku w „Word” jest posiadanie odpowiedniego szablonu. Jeżeli go brak, należy skontatkować się z administratora systemu PismaSQL.

Poniżej podano przykłady wydruków jakie można otrzymać przy pomocy pakietu PismaSQL dla modułu (wersja pakietu 22.3).


Rys. Wykaz korespondencji otrzymanej


Rys. Wykaz korespondencji otrzymanej (inna postać wydruku)


Rys. Wydruk karty korespondencji


Rys. Zbiorcze zestawienie ilości korespondencji dla wydziału


Rys. Terminowy raport korespondencji otrzymanej


Rys. Ranking korespondencji otrzymanej

[OCRS]  [Przykład]  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10